Cho dù bạn đang bắt đầu sự nghiệp của mình trong lĩnh vực Nhân sự hay đã là một chuyên gia tuyển dụng dày dạn kinh nghiệm, việc phát triển 4 kỹ năng trụ cột của ngành này sẽ giúp bạn quản lý các công việc hàng ngày và cải thiện năng suất của mình.

Cùng điểm qua 4 kỹ năng trụ cột của người làm tuyển dụng nhân sự cũng như cách để trau dồi chúng nhé!

Table of Contents

Kỹ năng tổ chức và quản lý

Người làm tuyển dụng nhân sự thường sẽ là đầu mối liên lạc giữa ứng viên, nhân viên, trưởng bộ phận và CEO. Họ quản lý các nhiệm vụ đòi hỏi sự tham gia của nhiều người đến từ khắp các bộ phận khác nhau trong công ty. Trong đó, các kỹ năng dưới đây quan trọng nhất:

Quản lý thời gian: Làm hợp đồng lao động, quản lý kế hoạch trả lương hay bảo hiểm là những công việc nhạy cảm về thời gian. Do đó, người làm nhân sự lúc này có trách nhiệm đáp ứng thời hạn và tuân thủ các quy định có liên quan.
Quản lý hồ sơ: Họ còn quản lý thông tin và tài liệu, chẳng hạn như các thỏa thuận tuyển dụng bản cứng hay bản mềm. Đối với các team lớn hơn, chuyên gia nhân sự thường chịu trách nhiệm lưu trữ và truy xuất dữ liệu nhân viên từ các hệ thống dữ liệu.
Quản lý lịch trình: Bộ phận nhân sự thường đảm nhiệm trọng trách quản lý và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty. Ngoài ra còn các nhiệm vụ quan trọng khác, như tham gia vào quy trình đào tạo nội bộ trong công ty. Sở hữu kỹ năng quản lý lịch trình tốt sẽ giúp người làm tuyển dụng nhân sự làm việc đa nhiệm hiệu quả hơn.

>>> Quản lý thời gian: Bí quyết tận dụng tối đa khoảng thời gian quý báu trong ngày

Mẹo cải thiện kỹ năng tổ chức, quản lý cho người làm tuyển dụng nhân sự:

Sử dụng các công cụ quản lý lịch để lên lịch và nhận thông báo cho các cuộc họp sắp tới.
Căn chỉnh và ước tính thời gian tối đa cho từng loại công việc.
Sắp xếp công việc hằng ngày, thứ tự ưu tiên bằng to-do list
Đầu tư cho các hệ thống tuyển dụng nhân sự và quản lý ứng viên được tự động hóa như JobHopuin để lưu trữ, quản lý và truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi.

Kỹ năng giao tiếp

Người làm tuyển dụng nhân sự tương tác với ứng viên, đối tác và nhân viên trong công ty hầu hết qua điện thoại, tin nhắn hoặc và email. Có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ nắm bắt các vấn đề quan trọng, báo cáo và truyền đạt các tiêu chuẩn của công ty rõ ràng hơn. Trong đó, kỹ năng giao tiếp đòi hỏi họ cần:

Biết cách trình bày văn bản rõ ràng: Các chuyên gia nhân sự có kỹ năng viết lách tốt sẽ tránh được thông tin sai lệch, giảm số lượng email phát sinh vì hiểu nhầm khi làm việc giữa hai bên.
Lắng nghe phản biện: Kỹ năng này sẽ giúp mọi cuộc thảo luận trở nên khách quan hơn. Đứng ở góc nhìn thứ 3, bạn sẽ dễ dàng nám bắt được tình hình trung của vấn đề và đi đến giải quyết nhanh, hạn chế bị chi phối bởi suy nghĩ chủ quan.
Xử lý xung đột, khủng hoảng: Để duy trì một môi trường làm việc lành mạnh và công bằng, nhân viên nhân sự có trách nhiệm rất lớn trong việc hòa giãn và xử lý xung đột, khủng hoảng.

Mẹo cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người làm tuyển dụng nhân sự:

Đọc sách và tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng mềm như đàm phán, thuyết phục, lắng nghe phản biện, xử lý xung đột và khủng hoảng,
Cải thiện khả năng nói và thuyết trình trước đám đông: Tìm hiểu về Toastmaster và các khóa học liên quan, xin lời khuyên từ đồng nghiệp có kỹ năng nói tốt, thực hành và lắng nghe góp ý từ mọi người. Hoặc nhờ đến những đồng đội từ các phòng ban khác, team sales có thể giúp bạn cải thiện văn phong giao tiếp hoặc cách thuyết phục khách hàng, chẳng hạn.
Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể để diễn giải các tín hiệu phi ngôn ngữ.

Kỹ năng bảo mật thông tin:

Bộ phận nhân sự cũng thường xuyên tiếp xúc với các thông tin, tài liệu bảo mật. Chẳng hạn như lương thưởng. Để đảm quyền riêng tư của nhân viên được tôn trọng, các chuyên gia nhân sự cần có kỹ năng giữ bí mật, hãy đảm bảo bạn:

Không tùy ý tiết lộ dữ liệu cá nhân của nhân viên (ví dụ: tiền sử y tế), có thể khiến nhân viên đó rơi vào tình thế không thoải mái và làm tăng rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp của bạn. Người làm tuyển dụng nhân sự giỏi phải biết cách xử lý thông tin nhạy cảm thật cẩn thận.
Giữ đạo đức: Vì có quyền truy cập vào thông tin của công ty, bao gồm các điều khoản hợp đồng, ngân sách, tiền lương và thư mời làm việc. Bạn cũng phải tự căn dặn bản thân không nên bàn chuyện phiếm về các thông tin này và luôn duy trì thái độ chuyên nghiệp không chỉ ở công ty, mà ở nhà.
Có thể làm người khác tin cậy: Trở thành bộ phận đáng tin cậy cho những nhân viên khác trong công ty. Vì phòng nhân sự sẽ là nơi nhận phản hồi tích cực lẫn tiêu cực của nhân viên trong công ty, giúp họ nêu ra mối lo ngại mà không sợ bị ảnh hưởng đến tình trạng việc làm.

Mẹo nâng cấp kỹ năng bảo mật thông tin:

Hệ thống và tiêu chuẩn hóa chính sách trong công ty. Ví dụ, một chính sách khiếu nại phải đề rõ nhân viên có thể an tâm chia sẻ phản hồi của họ mà không sợ ảnh hưởng đến công việc)
Biên soạn sổ tay nhân viên để các hướng dẫn và thủ tục của công ty được minh bạch cho tất cả mọi người.
Thường xuyên giao tiếp và hỗ trợ nhân viên nếu họ có nhu cầu trao đổi về các mối bận tâm trong công việc.
Tham khảo và làm theo lời khuyên của các chuyên gia pháp lý, CNTT để đảm bảo quản lý dữ liệu tối mật an toàn nhất.

Kỹ năng thích ứng

Các tình huống không lường trước được nhân viên nghỉ ngang có thể làm xáo trộn quy trình làm việc của công ty. Để dự báo và nhanh chóng thích nghi trước những thay đổi, các thành viên trong bộ phận nhân sự cần lưu ý:

Thay đổi cách quản lý: Phải có thể hiểu được thời điểm cần sửa đổi các chính sách cũ, nâng cấp hoặc tạo chính sách mới. Chiến thuật giúp nhân viên dễ dàng thích nghi với thay đổi càng sớm càng tốt.
Nhìn được bức tranh toàn cảnh: Chuyên gia nhân sự thường xuyên tham gia vào các quyết định và hoạch định chiến lược. Vì thế họ buộc nắm được bức tranh toàn cảnh và dự đoán thay đổi. Ví dụ: Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, HR phải định vị được kế hoạch thu hút nhân tài mới, giữ chân nhân tài cũ hoặc vạch ra chính sách thăng tiến.
Tự đánh giá và cải thiện: Chìa khóa để nuôi dưỡng một môi trường làm việc lành mạnh là không khiến nó quá thoải mái. Nhà tuyển dụng nhân sự với tư duy cải tiến có thể giúp duy trì hiện đại hóa môi trường công sở bằng cách thêm các đặc quyền và lợi ích sáng tạo.

Muốn có kỹ năng thích ứng, người làm tuyển dụng nhân sự cần:

Theo dõi chỉ số để hiểu cách làm hiệu quả và điểm nào cần cải thiện, cả trong tuyển dụng nhân sự và mô hình doanh nghiệp nói chung.

Kết nối với các nhà lãnh đạo trong ngành, trực tiếp trong các hội nghị nhân sự hoặc trực tuyến như Fireside with Expert hay AMA của JobHopin. Với mạng lưới chuyên gia phủ rộng đa dạng ngành nghề, bạn có thể thu nạp một lượng kiến thức mới đơn giản và hữu ích đấy!
Liên tục cập nhật thay đổi của luật lao động, bằng cách tham gia các diễn đàn có liên quan đến nhân sự.
Lắng nghe quan điểm của nhân viên: Chủ động và hỏi ý kiến của họ (ví dụ: họ muốn có những đặc quyền gì.) những cuộc thảo luận thông thường cũng có thể mang lại những ý tưởng thay đổi. Nhân viên thường xuyên khiếu nại về một chính sách nhất định là dấu hiệu cho thấy bạn cần phải xem lại chính sách đó.

JobHopin Team

Phỏng dịch Workable