Khi cấp trên đưa ra một ý tưởng không mấy khả khả thi, đồng nghiệp nhiều năm kinh nghiệm đề xuất những ý kiến thiếu tính thực tế, bạn sẽ phản ứng như thế nào trong tình huống này? Đồng thời, bạn sẽ làm cách nào để thể hiện quan điểm cá nhân và thuyết phục cấp trên tin tưởng vào những ý kiến đóng góp của mình?
Khởi đầu bằng một câu hỏi
Trong trường hợp bạn không chắc chắn rằng cấp trên có sẵn sàng lắng nghe ý kiến của mình hay không, hãy bắt đầu bằng một câu hỏi nhẹ nhàng nhưng đề cập trực diện vấn đề. Mục đích của việc thuyết phục cấp trên là nhằm mang đến những giá trị hữu ích. Nếu cấp trên của bạn có dấu hiệu “bật đèn xanh”, họ sẽ khuyến khích bạn thẳng thắn nêu lên quan điểm, ý kiến cá nhân.
Việc đưa ra phản hồi kịp thời là rất quan trọng. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn cần góp ý với cấp trên ngay lập tức hoặc ở trước mặt mọi người. Sẽ tốt hơn nếu bạn dành cho cấp trên và chính mình một khoảng thời gian để chuẩn bị. Chắc hẳn bạn không mong muốn bị cấp trên chỉ ra lỗi sai trước mặt đồng nghiệp, đồng nghĩa với cấp trên của bạn cũng thế. Khoảng thời gian trống mà bạn cố ý tạo ra sẽ giúp họ hiểu được sự tôn trọng và thành ý của bạn. Điều này cũng nhằm tạo nên tiền đề tốt hơn cho việc tương tác, lắng nghe và sau đó là sự tiếp thu ý kiến.
Thực tế hóa những rủi ro
Hầu hết mọi người đều có xu hướng né tránh những tình huống tiêu cực có phát sinh ra từ việc nói thẳng nói thật. Tuy nhiên, nếu bạn lựa chọn im lặng, đâu là những hệ quả có thể xảy ra? Dự án thất bại? Mất lòng tin của đồng nghiệp? Hãy xem xét cụ thể khía cạnh vấn đề trước khi quyết định lên tiếng. Tất nhiên cấp trên của bạn sẽ tỏ ra ngạc nhiên hoặc đôi chút khó chịu sau khi lắng nghe phản hồi, nhưng với những đóng góp xuất phát từ thành ý, bạn có thể yên tâm rằng mình sẽ không đột nhiên trở thành “kẻ thù suốt đời” của sếp.
Xác định mục tiêu chung
Trước khi chia sẻ quan điểm của mình, hãy cân nhắc thật kỹ những vấn đề mà cấp trên quan tâm đến. Hầu hết những ý kiến cá nhân thường nảy sinh từ khó khăn bạn gặp phải trong công việc hằng ngày. Do đó, chúng ta có xu hướng tập trung quá nhiều vào những chi tiết của riêng mình.
Vì thế, bạn có thể thử đổi mới cách tiếp cận. Thay vì quan tâm tới vấn đề của bản thân đầu tiên, bạn hãy đặt mình vào vị trí của cấp trên để hiểu được cách vận hành công việc và thế giới quan của họ. Việc thuyết phục cấp trên vì một mục đích cao cả cùng những lời đề nghị tràn đầy thành ý sẽ giúp bạn gia tăng khả năng được lắng nghe và thấu hiểu.
Giữ bình tĩnh
Theo phản ứng tự nhiên của cơ thể, bạn có thể cảm thấy hồi hộp với một khuôn mặt đỏ bừng hoặc tim đập siêu tốc độ trước những vấn đề phức tạp. Lúc này, mục tiêu quan trọng hàng đầu là giải quyết mâu thuẫn giữa bạn và cấp trên một cách hiệu quả. Hãy nhanh chóng vượt qua cảm giác áp lực hoặc làm cứ điều gì có thể để giữ thái độ bình tĩnh trong lời nói và hành động. Khi ngôn ngữ cơ thể toát lên sự miễn cưỡng và lo lắng, nó sẽ làm giảm đi giá trị thông điệp mà bạn mang đến. Hít thở sâu, nói chậm rãi và thận trọng sẽ giúp ý kiến của bạn trở nên thuyết phục hơn.
Tránh phán xét
Trong quá trình thuyết phục cấp trên lắng nghe quan điểm của bạn, hãy cẩn trong việc sử dụng ngôn ngữ cũng như không dùng những từ mang hàm ý phán xét nặng nề để tránh tạo nên những mâu thuẫn không đáng có trong công việc. Thay vào đó, hãy giữ thái độ trung lập và chỉ xoay quanh trọng tâm vấn đề.
Khiêm tốn
Quan điểm của bạn có thể đã được nghiên cứu và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi được đề xuất, tuy nhiên đó vẫn chỉ là ý kiến xuất phát từ góc nhìn cá nhân của bạn. Vì thế nên hãy gợi ý cho cấp trên biết được đó là quan điểm chỉ mang tính chất tham khảo và bạn luôn sẵn sàng đón nhận những đóng góp hoặc thậm chí là lời phê bình.
Tôn trọng vị trí công việc
Bạn cần ghi nhớ rằng cấp trên sẽ là người đưa ra kết luận cuối cùng. Ý kiến của bạn có thuyết phục được cấp trên hay không sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Có thể bạn cảm thấy quan điểm của mình phù hợp, nhưng với cấp trên thì lại chưa phải lúc. Hãy tự xây dựng cái nhìn tổng quan về vấn đề, liệu rằng những gì bạn trình bày có thật sự là điều cấp trên cần? Từ đó bạn sẽ biết được kế hoạch của mình có đủ sức thuyết phục cấp trên hay không.
Việc thuyết phục người khác vốn dĩ đã không dễ dàng, cấp trên lại là một đối tượng khó chinh phục hơn. Khi trình bày quan điểm của mình, bạn cần nhận định rõ sếp là người sẽ đưa ra quyết định dựa trên kết quả và số liệu cụ thể. Thuyết phục cấp trên còn được xem là một nghệ thuật trong giao tiếp công việc. Đúng việc, đúng người, đúng thời điểm cùng một phương pháp trình bày phù hợp sẽ giúp bạn thuyết phục cấp trên hiệu quả.
JobHopin Team