Chuyện giao tiếp: Làm thế nào feedback tế nhị chốn công sở?

Đưa feedback từ lâu đã trở thành “chuyện thường tình” tại nhiều công ty, doanh nghiệp với mục đích giúp tạo điều kiện phát triển cho nhân viên. Cùng với những nhầm tưởng mà nhiều người gặp phải khi góp ý với đồng nghiệp, câu chuyện về feedback vẫn luôn tồn tại những bất cập. Vậy, nó có thật sự có giúp bạn hay đồng nghiệp cải thiện bản thân hay không?

Table of Contents

Đưa feedback chốn công sở: Câu chuyện muôn thuở

Feedback đã dần trở thành một phần văn hóa của các công ty với mong muốn khuyến khích nhân viên khi họ làm tốt và sửa đổi khuyết điểm khi mắc phải lỗi. Nhìn chung, đây là hoạt động rất tốt và có lợi vì có cơ hội được đồng nghiệp ghi nhận thành tựu cũng như biết đường mà sửa lỗi để phát triển cho kịp với bạn đồng trang lứa. Đưa ra feedback tích cực như lời khen hay động viên thì rất dễ, nhưng góp ý tiêu cực thì phải lựa lời mà nói nếu đồng nghiệp còn muốn nhìn mặt nhau về dài. Đây là ngưỡng đầu tiên của văn hóa feedback chốn công sở, khi mọi người còn giữ phép lịch sự và nghĩ đến cảm xúc của nhau.

Ngưỡng thứ hai, khuyến khích nhân viên đưa ra những feedback gay gắt, chân thực nhất có thể. Kiểu đưa feedback này không chỉ áp dụng riêng giữa đồng nghiệp cùng cấp, mà còn có thể là giữa nhân viên và các cấp quản lý. Văn hóa này đang diễn ra tại Netflix, dịch vụ streaming hàng đầu thế giới. Netflix cho biết văn hóa này được tạo ra nhằm khuyến khích nhân viên của họ thẳng thắn nói ra suy nghĩ và đưa ra quyết định quan trọng nhanh hơn.

Xem thêm: Đa dạng văn hóa nơi công sở: Nhân tố tạo nên thành công

Nhưng dù bạn đang gặp phải trường nào ở trên thì chúng đều có vấn đề. Hầu hết chúng ta khi đưa hay nhận feedback đều gặp phải 3 dạng nhầm tưởng mà dần trở thành chân lý dù chúng không thật sự chính xác:

Thứ nhất, người khác có khả năng nhận ra điểm yếu của bạn tốt hơn bạn. Đó là lý do chúng ta luôn tìm kiếm sự góp ý của người khác khi thuyết trình hoặc giao tiếp vì sợ mắc phải sai lầm.
Thứ hai, bạn thiếu đi kỹ năng gì thì phải học hỏi chúng từ người khác. Nền tảng của người khác dần trở thành nền tảng kỹ năng của bạn.
Thứ ba, những tiêu chuẩn chung trong công việc được biến thành thước đo và được áp dụng đại trà từ người này sang người khác. Bất kể rằng quá trình chúng ta sinh ra và phát triển là hoàn toàn khác nhau.

Có thể dễ dàng nhận thấy, điểm chung của cả ba chính là việc nó lấy tiêu chuẩn của người khác để đưa ra feedback cho bạn. Khiến việc góp ý lẽ ra phải giúp cải thiện vì bản thân, cuối cùng lại bị ảnh hưởng những kỳ vọng và chuẩn mực của người xung quanh.

Theo nghiên cứu, hầu hết phản hồi của chúng ta dành cho người khác đều không đáng tin cậy. Trong hơn 40 năm qua, đã có nhiều nghiên cứu tâm lý chứng minh rằng con người không thể duy trì suy nghĩ của họ về các tiêu chuẩn hoặc phẩm chất mang tính trừu tượng, chẳng hạn như sự nhạy bén trong kinh doanh hoặc tính quyết đoán. Do bản chất tâm lý, khi đưa ra feedback chúng ta thường phóng chiếu trải nghiệm chủ quan thay vì khách quan. Nói đơn giản hơn, khoa học đã chứng minh rằng phần lớn những đánh giá bạn đưa ra đã bị bóp méo theo cách nào đó, và nó không hoàn toàn đúng sự thật.

Bên cạnh đó, về mặt thần kinh, chúng ta dễ dàng phát triển hơn trong lĩnh vực thế mạnh của mình. Môi trường và trải nghiệm thời thơ ấu của bạn có tác động rất mạnh mẽ, đó là lý do mỗi chúng ta đều có những suy nghĩ khác biệt và độc đáo.

Ta thường lầm tưởng rằng chỉ cần rèn luyện các kỹ năng thiếu hụt, thì ta sẽ trở nên giỏi hơn. Nó không hoàn toàn sai, nhưng nhiều nghiên cứu cho biết thật ra não bộ tập trung phát triển những thế mạnh có sẵn từ trước. Điều này có nghĩa, việc học tập phải xuất phát từ những thế mạnh đã có sẵn trong bạn, chứ không phải chăm chăm bù đắp những điểm yếu mà người khác góp ý.

Richard Boyatzis, một giáo sư và người làm kinh doanh cũng cho biết, trong một thử nghiệm với sinh viên của mình, hệ thống giao cảm (còn được gọi là hệ thống phân biệt hiểm họa) trong não của các sinh viên sẽ phát ra tín hiệu khi họ phải nghe về điểm thiếu sót cần khắc phục của bản thân. Ngược lại, đối với những sinh viên thuộc nhóm tập trung vào mục tiêu và thế mạnh của mình, hệ thống phó giao cảm (hay còn gọi là hệ thống nghỉ ngơi và tiêu hóa) lại được kích hoạt. Thí nghiệm này cho thấy chúng ta phát triển tốt hơn nếu biết mở rộng và bồi đắp những thế mạnh của mình. Đồng thời, những cảm nhận của người khác về năng lực của bạn cũng không hoàn toàn lột tả chính xác sức mạnh thật sự của bạn đâu.

“Bí quyết” để không còn gặp khó khăn khi đưa ra feedback

Giả sử bạn được một đồng nghiệp hoặc cấp dưới yêu cầu được feedback về khuyết điểm họ cần khắc phục để phát triển tốt hơn, hãy thử phương pháp sau:

Đầu tiên, hãy hỏi xem họ có đang gặp khó khăn gì trong công việc ở thời điểm hiện tại hay không? Thay vì giải quyết vấn đề ngay lập tức, hay tiếp tục yêu cầu đồng nghiệp của bạn liệt kê ra 03 việc đang tiến triển tốt nhất với họ ngay lúc này. Chúng không cần có lý, cũng không cần liên quan đến vấn đề đang chờ giải quyết đâu. Bằng cách làm việc này, bạn đang giúp họ sản sinh ra oxytocin, một “liều thuốc sáng tạo” giúp trí não ta thông tuệ và tìm ra cách giải quyết vấn đề tốt hơn đó.

Bước tiếp theo hãy hỏi họ: “Trước đây bạn đã gặp phải vấn đề tương tự chưa? Những lúc như vậy bạn làm gì để giải quyết nó hiệu quả?”. Trong cuộc sống, đôi lúc ta liên tục gặp lại những khó khăn đã từng xảy ra trước đó, cách giải quyết nhanh nhất chính là sử dụng kinh nghiệm của bản thân. Khi bạn hỏi người đồng nghiệp câu hỏi trên, có thể họ đã dần phát hiện ra câu trả lời và từ từ gỡ rối vấn đề.

Bằng cách đi chậm mà chắc như trên, bạn tránh phải việc đưa ra những quan điểm cá nhân khi gửi feedback cho người khác. Bạn chỉ giúp họ gỡ rối và tự tìm ra “chìa khóa” cho khó khăn của họ.

Đồng thời, hãy thử thay đổi cách bạn đưa ra feedback như:

Thay vì	Hãy thử
Tôi có thể feedback/ góp ý cho bạn không?	Đây là phản ứng của tôi khi…
Bạn nên làm như thế này	Đây là cách tôi làm…
Bạn nên cải thiện khả năng giao tiếp	Lúc nãy ở chỗ này tôi không hiểu ý bạn
Bạn thiếu sót những kỹ năng lên chiến lược	Tôi có chút bối rối khi xem kế hoạch của bạn

Xem thêm: Hội chứng burnout ở người trẻ và cách “chữa cháy”

Kết luận

Ngày nay, việc đưa feedback dần trở thành một phần văn hóa của các công ty. Càng không thể chối cãi rằng văn hóa feedback là một điểm mà các doanh nghiệp rất cần tập trung nếu muốn duy trì và phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng cần lưu ý, tất cả mọi người đều sở hữu những thế mạnh riêng biệt, do đó việc tìm ra và giúp họ phát triển mới chính là ưu tiên hàng đầu. Một cá nhân sẽ thật sự thay đổi nếu người đó nhận được những góp ý mang tính chất xây dựng thay vì danh sách dài các khiếm khuyết. Đưa ra một phản hồi đã khó, việc hiểu rõ bản chất của lời nói và phản hồi đúng cách còn khó hơn.

Viettel Cyber Security Tuyển Dụng

Cơ hội làm việc tại đơn vị trực thuộc tập đoàn Viễn thông Quân đội đang chờ đón bạn. Chúng tôi tự hào sở hữu lực lượng nhân sự giỏi và các chuyên gia hàng đầu trong nhiều mảng công nghệ nói chung và đặc biệt trong lĩnh vực ATTT nói riêng. Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, hiện đại. Tại đây, các cá nhân có cơ hội tiếp xúc, làm chủ các công nghệ mới và luôn phát triển bản thân mình không ngừng.

Thử sức bản thân mình bằng cách ứng tuyển ngay tại đây!

Báo chí nói gì về JobHopin?

JobHopin Team