Theo lý thuyết, cuộc họp 1-1 đối với quản lý cấp cao (C- Level hoặc các Director) sẽ diễn ra cùng với người báo cáo trực tiếp. Ví dụ, một Customer Service Manager quản lý 12 nhân viên, báo cáo trực tiếp với Director of Operations. Tuy nhiên, để đưa ra quyết định cũng như quản lý và thu thập ý kiến từ nhân viên tốt hơn, nhà lãnh đạo có thể “đổi gió” với khái niệm skip-level meeting (họp vượt cấp).
Họp vượt cấp (skip-level meeting) là gì?
Họp vượt cấp là cuộc họp 1-1 giữa người quản lý cấp cao và nhân viên dưới quyền của quản lý cấp trung. Xem sơ đồ dưới đây để mường tượng ra được khái niệm này tốt hơn:
Nếu bạn là Chủ tịch (ở trên cùng), bạn có bốn VP (Phó chủ tịch) báo cáo trực tiếp cho bạn. Hàng tuần, bạn có một cuộc họp với các Phó chủ tịch của mình và họ cập nhật tình hình công việc tới bạn, dựa trên thông tin có được sau cuộc họp 1-1 với cấp dưới.
Mô hình kiểu mẫu này sẽ giúp vị Chủ tịch nắm được cái nhìn toàn cảnh về mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Mặt khác, đôi lúc thông tin sẽ bị bỏ sót trong quá trình truyền đạt. “Lỗ hổng” thông tin này ngày một lớn hơn, đặc biệt đối với các công ty đang phát triển mạnh mẽ.
Đây là lý do họp vượt cấp ra đời:
- Cải thiện mối quan hệ giữa quản lý cấp cao với toàn bộ nhân viên trong công ty.
- Thu thập đa dạng thông tin để cải thiện việc quản lý, phát triển và đưa ra quyết định.
- Biết được nhân viên nghĩ gì về các quản lý của họ (đôi khi là cả bạn).
Xem thêm: Chuyện giao tiếp: Làm thế nào để đưa feedback chốn công sở?
Một cuộc họp vượt cấp tiêu chuẩn trông thế nào?
- Tạo không khí thoải mái
Họp với sếp tổng áp lực tương tự với trải nghiệm bị mời phụ huynh lúc còn đi học. Xác định mục đích của buổi họp giúp giải tỏa căng thẳng từ nhân viên và họ sẽ thoải mái chia sẻ hơn. Ngoài ra, thẳng thắn chia sẻ với nhân viên cách bạn sử dụng thông tin trong buổi họp cũng giúp họ yên tâm hơn, chẳng hạn.
- Tạo kết nối
Đừng quá đặt nặng mục đích “khai thác thông tin” khi tổ chức các cuộc họp này. Dĩ nhiên là đừng hỏi nhân viên quá sâu về đời sống riêng tư của họ, thay vào đó hãy hỏi những câu hỏi liên quan đến động lực hoặc mục tiêu công việc. Nếu bạn có lời khen nào về nhân viên này, đây cũng là lúc phù hợp để khen ngợi và công nhận họ.
- Tích cực nhận phản hồi từ nhân viên
Đối với nhiều nhà quản trị, phần nhận phản hồi từ nhân viên sẽ ngốn kha khá thời gian của buổi họp vượt cấp. Đây là cơ hội tốt để hiểu được suy nghĩ của họ về cách mọi thứ đang hoạt động tại tổ chức và cách họ đang được quản lý. Đừng kỳ vọng nhân viên chia sẻ thật lòng hoàn toàn, chỉ cần tạo ra không khí thoải mái để nhân viên chia sẻ là được. Luôn lắng nghe một cách chủ đông. Gạt bỏ ham muốn giải quyết vấn đề, bảo vệ, bác bỏ hoặc giải thích trừ khi nhân viên đó đích thân yêu cầu. Cần rất nhiều can đảm để chia sẻ cảm nghĩ, đặc biệt là khi những chia sẻ đó có thể đi ngược lại chuẩn mực. Do đó, ngay cả khi bạn không đồng ý hoặc không hiểu, hãy nhớ đánh giá cao sự trung thực của nhân viên.
- Cởi mở
Chủ động hỏi nhân viên về những vấn đề họ muốn chia sẻ. Đừng chỉ tập trung vào bạn hoặc doanh nghiệp.
- Ngắn gọn
Cảm ơn thời gian và câu chuyện mà họ chia sẻ với bạn. Ngoài ra, cho nhân viên biết bạn sẽ làm gì tiếp đó (next step) cũng như định vị mục đích sử dụng thông tin sau cuộc họp. Nếu nhân viên có những quan ngại về người quản lý của họ, hãy khuyến khích hướng giải quyết trực tiếp miễn là nó hợp lý. Cuối cùng, chia sẻ đánh giá cụ thể của bạn về những đóng góp của nhân viên cho tổ chức, hoặc doanh nghiệp.
Xem thêm: Giảm ngày làm để tăng năng suất và kết quả đầy bất ngờ
Hỏi cái gì?
| Mục đích | Câu hỏi gợi ý |
| Xây dựng kết nối / mối quan hệ | Điều gì đã đưa bạn đến với vai trò / nhóm / tổ chức này?
Đâu là điểm yêu thích của bạn về _____ (công việc của bạn / thành phố / làm cha mẹ / nơi bạn đến)? Bạn có sở thích nào ngoài công việc không? Điều gì đã truyền cảm hứng cho bạn gần đây? Tại sao? |
| Thu thập thông tin / phản hồi về người quản lý | Điều tuyệt vời nhất khi làm việc với <Tên quản lý> là gì? Phần khó nhất là gì?
Đâu là điều bạn nghĩ <Tên quản lý> có thể làm tốt hơn? Gần đây, tình huống nào mà bạn mong muốn người quản lý của mình giải quyết khác đi? Bạn cảm thấy họ quản lý có hiệu quả không? Bạn cảm thấy người quản lý của mình điều hướng công việc như thế nào? |
| Thu thập thông tin / phản hồi về tổ chức | Bạn sẽ thay đổi quy trình nào trong công ty? Tại sao?
Giá trị cốt lõi nào của tổ chức đã trở thành một phần trong cuộc sống của bạn? Bạn yêu thích điểm nào trong văn hóa tổ chức của công ty? Nếu bạn là quản lý, bạn sẽ thay đổi gì? Trong năm qua, có bao giờ bạn cảm thấy thất vọng hoặc lo lắng về quyết định của lãnh đạo chưa? Ở vị trí của tôi, đâu là điểm bạn nghĩ tôi cần hiểu và đồng cảm hơn trong vai trò của bạn? |
Nguyên tắc khi tổ chức “họp vượt cấp”
- Luôn dành thời gian để gặp mặt tất cả mọi người: Ai cũng xứng đáng được đưa ra phản hồi và được lắng nghe. Đừng chọn họp với người này mà không phải người kia. Nếu lịch trình của bạn quá bận rộn, hãy chủ động sắp xếp hợp lý để mọi người đều được đối đãi công bằng.
- Minh bạch: Thẳng thắn báo cho người quản lý rằng bạn sẽ họp với nhân viên của họ. Đồng thời, chia sẻ với họ kỳ vọng và mục đích của bạn là gì. Đừng quên rằng những quản lý cấp trung cũng là nhân viên của bạn.
- Biến cuộc họp này thành một thông lệ: Tổ chức gặp mặt ít nhất 2 lần trong năm, hoặc nếu được hãy sắp xếp họp định kỳ theo quý.
- Dành 15 phút để tổng hợp lại thông tin sau các buổi họp.
JobHopin Team
Phỏng dịch The Management Center