Nhiều nhà quản lý đã quyết định để công ty mình làm việc từ xa, khi đã đảm bảo thiết lập đầy đủ các nền tảng công nghệ hỗ trợ cho công việc. Nhưng đây chỉ là bước đầu tiên để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả cho nhân viên ở xa. Câu hỏi quan trọng tiếp theo chúng ta phải đặt ra là: Làm thế nào để bạn giữ động lực và lòng nhiệt huyết cho những người làm việc tại nhà?
Câu hỏi ấy tại thời điểm này rất quan trọng bởi vì trong cuộc khủng hoảng như Covid-19, mọi người thường có xu hướng tập trung làm công việc thường nhật – đạt đúng số lượng, làm đúng kế hoạch dự án đã được phê duyệt – thay vì thích nghi để giải quyết các vấn đề lớn hơn, mới hơn mà doanh nghiệp có thể gặp phải.
Tuy nhiên, một số công ty thời gian này lại vượt lên dẫn đầu bất kể tình hình phức tạp. Họ giành được thị phần, chiếm được niềm tin của khách hàng trong thời gian dài. Họ giữ cho năng suất cao và cao hơn nữa. Nói cách khác, họ thích nghi. Mặc dù các nghiên cứu chính thống về hiệu suất khi làm việc từ xa còn rời rạc, một số nghiên cứu còn cho rằng hiệu suất sẽ giảm đi khi làm việc từ xa. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy rằng, thành công hay không sẽ phụ thuộc vào cách bạn thực hiện WFH.
Những thực tế khi làm việc tại nhà
Đầu tiên, điều quan trọng bạn cần phải biết đó là: Làm việc tại nhà có thể làm giảm động lực của nhân viên.
Từ năm 2010 đến năm 2015, chúng tôi đã khảo sát hơn 20.000 công nhân trên khắp thế giới, phân tích hơn 50 công ty lớn và tiến hành tổng hợp để tìm ra động lực thúc đẩy mọi người khi làm việc.
Khi chúng tôi khảo sát và đo lường động lực của những nhân viên làm việc tại nhà so với những nhân viên làm việc văn phòng, kết quả cho thấy rằng làm việc tại nhà ít có động lực hơn. Động lực giảm mạnh, tương đương với việc chuyển từ một môi trường làm việc tốt sang môi trường tệ nhất trong ngành của họ.
Chúng tôi đã xác định ba tác động tiêu cực thường dẫn đến giảm hiệu suất công việc. Những tác động này có thể đã tăng đột biến khi làm việc trong đại dịch Covid-19. Áp lực từ người thân, bảo vệ sức khỏe của mình và áp lực kinh tế tăng cao khiến người ta lo lắng về việc mất việc làm. Hàng loạt tin tức, câu hỏi về cách giữ an toàn và nỗi sợ hãi lây lan cho người thân khiến họ cảm thấy bất an.
Thêm một lý do thường bị bỏ sót khiến chất lượng công việc bị giảm sút. Không tập trung, đây là lý do xảy ra nhiều nhất khiến hiệu suất công việc bị giảm khi làm việc tại nhà. Ví dụ, người ta có thể tập trung khi giải quyết vấn đề với một đồng nghiệp hoặc dễ dàng đưa ra quyết định trong cuộc họp. Nhưng khi làm việc tại nhà, hiệu quả công việc sẽ giảm nếu bạn không phải đối mặt với đồng nghiệp hay khách hàng, đặc biệt nếu không có ai ở đó để nhắc nhở. Cuối cùng, hiệu suất làm việc cũng có thể giảm nếu quản lý không thể tiếp cận với các thành viên để quan tâm và phát triển họ.
Người lãnh đạo có thể làm gì để tăng động lực cho nhân viên?
Khi một nhân viên bị mắc bệnh ung thư, bản năng đầu tiên của công ty là sẽ giảm bớt công việc để cô ấy có thể tập trung để điều trị căn bệnh của mình. Để cô ấy có thời gian nghỉ ngơi 100%. Nhưng chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra rằng, điều này đồng nghĩa với việc tước đi động lực và mục đích sống của cô ấy. Công việc của cô ấy chính là thứ mang cô ấy ra khỏi những lo lắng về căn bệnh mà cô ấy mắc phải.
Điều này cũng đúng với các công ty trong thời kỳ khủng hoảng tài chính. Những nhà lãnh đạo cố gắng củng cố thị trường với nhiệt huyết cao nhất trong sự nghiệp của họ, họ làm việc suốt 18 giờ/ngày. Thời gian này, những người nhiệt huyết nhất sẽ hưởng mức lương và thành quả xứng đáng. Cũng cùng một cơ chế ấy, có thể thấy thay vì ngồi yên, các hướng dẫn viên thể dục đang hướng dẫn các lớp học từ mái nhà hoặc phát trực tuyến miễn phí. Các thầy cô giáo đang dạy các lớp học và trò chuyện online với sinh viên của họ.
Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải tuân theo và ghi nhớ rằng công việc có thể mang lại động lực cần thiết cho nhân viên của họ, ngay cả khi có rất ít công việc nhân viên của bạn có thể thực hiện tại nhà.
Mấu chốt là làm thế nào để thay đổi các quy trình, quy tắc và thủ tục làm việc cho phù hợp với tình hình hiện tại. Mặc dù sẽ có những quy định và công cụ hỗ trợ giúp bạn vượt qua thời gian này, nhưng quá nhiều quy tắc sẽ tạo ra một vòng xoáy luẩn quẩn của việc giảm động lực. Trong những trường hợp như vậy, mọi người có xu hướng ngừng giải quyết vấn đề và ngưng suy nghĩ sáng tạo, thay vào đó, họ làm những điều tối thiểu nhất.
Nếu bạn muốn nhân viên của mình hăng hái trong công việc của họ, bạn phải làm cho công việc của họ trở nên hấp dẫn.
Cách hiệu quả nhất để làm điều này là cho mọi người cơ hội thử nghiệm và giải quyết các vấn đề thực sự quan trọng. Những vấn đề này sẽ không giống nhau đối với mọi công ty hoặc tổ chức. Ban đầu những công việc này thậm chí có thể không dễ nhận ra và nhân viên sẽ cần sự giúp đỡ của bạn để nhận ra việc cần làm. Hãy hỏi họ: Dịch vụ của chúng ta cần cải thiện điều gì? Điều gì khiến công việc trì trệ mà công ty nên sửa chữa? Điều gì sẽ thúc đẩy năng suất ngay cả trong thời kỳ khủng hoảng? Tại sao những vấn đề này lại quan trọng, có giá trị và thú vị?
Điều khiến họ thành công là họ không dựa vào các kế hoạch hoặc phương pháp tiếp cận mới phức tạp cần sự phê duyệt của CEO. Họ chỉ đơn giản là tìm cách để mọi người trong nhóm luôn cảm thấy đang có nhiều việc cần phải giải quyết. Trong trường hợp của công ty bạn, thách thức này có thể từ việc nhỏ như làm thế nào để chào đón khách hàng tốt hơn hoặc sắp xếp lịch làm việc mới, cho đến việc lớn như chuyển đổi công việc kinh doanh trực tuyến làm thế nào để hiệu quả.
Đọc thêm:
- 4 việc làm tại nhà an toàn trong thời điểm dịch bệnh
- Phải làm gì với nhân viên hiệu suất kém (C-player)?
Cách truyền cảm hứng giúp nhân viên tăng động lực
Tất cả điều trên nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết, tuy nhiên có lẽ bạn đang tự hỏi phải bắt đầu từ đâu? Nhiều người có cùng thắc mắc với bạn. Rất ít công ty xác định được phải làm gì, khi nào và ở đâu để có thể thử nghiệm những cách làm việc mới. Trước những thách thức với Covid-19, chúng tôi đưa ra một số đề xuất đơn giản để làm việc hiệu quả từ xa.
Đầu tiên, những gì cần làm là đặt ra một thước đo năng suất làm việc. Sau đó, hãy thảo luận với nhân viên về những vấn đề gặp phải làm việc tại nhà. Kế tiếp hãy cùng tìm cách để tối đa hóa động lực và phương pháp thực hiện công việc hiệu quả trong những tuần tới.
Bạn có thể hỏi những câu hỏi như: Tình hình hiện tại đang ảnh hưởng đến bạn như thế nào? Mọi người có đề xuất nào để thúc đẩy bản thân và tìm thấy mục đích làm việc trong môi trường hiện tại? Đây là thời gian để bạn lắng nghe và tạo ra một môi trường cởi mở để mọi người có thể ngồi lại và nêu lên vấn đề của mình.
Dưới đây là một lịch trình đơn giản cho công ty của bạn:
Thứ hai: Tổ chức một cuộc họp đầu tuần gồm các nội dung sau:
- Tuần trước chúng ta đã làm được những gì và học được những gì?
- Chúng ta có mục tiêu gì trong tuần này? Ai là người đảm nhiệm?
- Những cách hỗ trợ lẫn nhau thực hiện mục tiêu của tuần này?
- Chúng ta nên thử nghiệm điều gì để cải thiện hiệu suất trong tuần này?
- Ai là người phù hợp cho mỗi thử nghiệm mới?
Thứ Ba – Thứ Năm: Có ít nhất một cuộc họp cá nhân với từng thành viên trong team của bạn. Để tạo động lực cho nhân viên, hãy tập trung vào việc giúp họ giải quyết những vấn đề của mỗi người. Bạn cũng có thể điều phối các cuộc họp nhóm nhỏ trong đó nhân viên có thể hợp tác và giải quyết các vấn đề cùng nhau.
Thứ sáu: Tập trung để nhìn lại và xem kết quả về các công việc đã thực hiện trong tuần. Một điều quan trọng là bạn đừng quên kiểm tra động lực và sự tiến bộ của từng thành viên. Là người lãnh đạo, hãy hỏi mọi người cảm giác của họ: Họ làm gì để tự tạo động lực cho chính mình?
Nhiều công ty đã thực hiện cách thức này và nhận thấy được hiệu quả. Hiệu suất của công ty đã tăng vọt và họ đã làm tốt hơn hiện trạng 200%, bên cạnh đó còn tìm ra được những giải pháp sáng tạo hơn để giải quyết công việc.
Trước tình trạng khủng hoảng toàn cầu, hãy biến khó khăn thành động lực của bạn để đạt được những mục tiêu cao hơn và đạt được mức tăng trưởng cao hơn. Với một tình thế bắt buộc phải giãn cách và làm việc từ xa, đây sẽ là một thử thách có thể khiến bạn tìm ra hướng đi mới trong thời kì Covid-19.
JobHopin Team (phỏng dịch)