Việc lập kế hoạch và hành động theo kế hoạch đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong công việc và cuộc sống. Bởi chỉ khi hành động có kế hoạch, ta mới có thể dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra theo đúng lộ trình. Đặc biệt, đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, việc lập kế hoạch gần như là bắt buộc, giúp họ đảm bảo công việc diễn ra trơn tru, nhanh chóng và đúng hướng.
Có rất nhiều phương pháp và framework được sử dụng để lập kế hoạch. Trong đó, phương pháp hiệu quả được sử dụng phổ biến nhất có lẽ là 5W-1H-2C-5M, mà bài viết dưới đây của Jobhopin sẽ giới thiệu và chia sẻ kỹ càng về cách thực hiện.
Bài viết liên quan:
- Cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc: Sống trọn mỗi ngày!
- Các bước lập kế hoạch dự án hoàn hảo dành cho nhà lãnh đạo
Lập kế hoạch là bước không thể thiếu nếu muốn đi đúng hướng và nhanh chóng thành công
Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Vì sao cần cần lập kế hoạch?
Một dự án thành công thường bắt đầu bằng một bản kế hoạch chỉn chu và dự trù được tất cả trường hợp xấu có thể xảy ra. Đây là công việc mà người quản lý bắt buộc phải thực hiện. Bởi chỉ thông qua một kế hoạch, các phương pháp, công cụ, thời gian và nguồn lực để thực thi mới được trình bày rõ ràng, kết quả mới được thể hiện xác đáng.
Và để làm được một bản kế hoạch chi tiết, chỉn chu với khả năng thực thi cao đòi hỏi người quản lý phải có các kỹ năng như:
- Tư duy logic và linh hoạt trong từng hoàn cảnh
- Biết sử dụng thông minh các nguồn lực để tạo nên một tổ chức thống nhất
- Biết xác định và ưu tiên các phần cần dành nhiều nỗ lực
- Sẵn sàng xử lý khủng hoảng và đối mặt với những sự cố bất ngờ từ bên ngoài
Không chỉ với cấp quản lý, một nhân viên hay thực tập sinh cũng đều có thể được hưởng lợi từ một bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng. Điển hình có thể kể đến như:
- Giúp xác định được các đầu việc quan trọng, không quan trọng, gấp và không gấp từ đó đưa ra thứ tự ưu tiên cho công việc của bản thân, tránh overload (quá tải)
- Dễ dàng kiểm tra, theo dõi tiến độ công việc so với timeline chung của dự án
- Nắm được workload của các nhân sự trong team, dễ dàng phân bổ nguồn lực và đầu việc cho từng thành viên
- Biết được bản thân và đồng đội đang ở đâu trong cả dự án, nhận thức được vai trò của mình, từ đó chủ động hơn trong công việc
- Tăng hiệu quả trong việc quản lý thời gian và rủi ro
Một kế hoạch vừa có thể nhỏ bé, vừa có thể đóng vai trò quyết định đối với khả năng thành công của đội ngũ
Lập kế hoạch hiệu quả với phương pháp 5W – 1H – 2C – 5M
Như đã đề cập ở trên, dù muốn lập kế hoạch kinh doanh hay kế hoạch cá nhân, bạn cũng cần chọn cho mình một framework để làm xương sống. Và trong bài viết này, Jobhopin sẽ chỉ đề cập đến phương pháp 5W1H2C5M. Từng thành tố của phương pháp này được định nghĩa như sau:
5W: When – Where – Who – Why – What
When – Where – Who: Bạn cần xác định thời gian, địa điểm và người thực hiện dự án này là ai. Sau đó, hãy phân chia công việc hợp lý dựa trên hiệu suất làm việc của từng người trong team. Người quản lý sẽ biết được nhân viên của mình ai mạnh yếu những phần nào và từ đó quyết định phần việc cho họ.
Tiếp đến hãy thử trả lời công việc này được thực hiện ở đâu thì hợp lý. Nếu số lượng khách đến đông thì những địa điểm như sân vận động được đề xuất thay vì nhà hát chật hẹp. Nếu muốn tăng độ nhận diện thương hiệu cho đối tượng người trẻ, gen Z thì TikTok sẽ là lựa chọn tuyệt vời hơn nhiều so với LinkedIn. Địa điểm có thể là một yếu tố không được chú ý quá nhiều, tuy vậy nó lại đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của dự án.
Why: Câu hỏi khó nhất và cũng là quan trọng nhất trước khi bắt tay vào thực hiện bất cứ dự án nào. Bạn và đội ngũ của mình phải xác định được mục tiêu cuối cùng cần đạt được khi thực hiện dự án. Nếu không có mục tiêu, công việc đã mất đi ý nghĩa cốt lõi, và đến khi bước vào giai đoạn khó khăn, cả team của bạn rất có thể sẽ đi lạc hướng. Hơn nữa, mục tiêu cũng chính là “KPI” của một dự án, là chỉ số để xác định và đo lường mức độ thành công.
Làm việc mà không xác định được mục tiêu, bạn có thể sẽ trở thành “kẻ mù đường” trong chính dự án của mình
1H: How
Cuối cùng, sau khi đã xác định được các yếu tố cốt lõi, hãy vẽ ra đường đi. Trả lời được cho câu hỏi how là phải đưa được phương pháp, công cụ để triển khai và hoàn thành các công việc đưa ra.
2C: Control – Check
Control: Kiểm soát dự án đi đúng hướng là việc làm quan trọng mà người quản lý phải chịu trách nhiệm. Bất cứ công việc nào cũng luôn cần được kiểm soát để có thể cải thiện và đi đúng hướng nhằm mang lại kết quả tốt nhất. Ở mục này của kế hoạch, bạn phải đưa ra được những điều sau:
- Đặc tính của công việc/dự án
- Công cụ được dùng để đo lường
- Những điểm quan trọng cần được kiểm soát (có thể tìm đọc và tham khảo thêm về phương pháp kiểm soát theo
Check: Ở phần này, bạn phải đưa ra được phương pháp kiểm tra của công việc, gồm:
- Các bước cần thực hiện khi kiểm tra (checklist)
- Tần suất kiểm tra (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý)
- Người thực hiện việc kiểm tra
- Những yếu tố quan trọng cần lưu ý khi kiểm tra chất lượng và tiến độ công việc (thông thường các yếu tố quan trọng chỉ chiếm 20% so với tổng số yếu tố của công việc/dự án)
2C là bước quan trọng mà ở đó, chất lượng công việc được kiểm soát một cách kỹ càng
5M: Man – Money – Material – Machine – Method
Phần cuối cùng trong phương pháp 5W1H2C5M chính là 5M – xác định và quản lý nguồn lực. Trong đó bao gồm:
- Man: Nguồn nhân lực. Tùy vào quy mô dự án, người quản lý cần xác định có bao nhiêu người để thực hiện thành công dự án này. Ai ở khâu nào và làm việc gì cần được quyết định trong thời gian lập kế hoạch để tránh ảnh hưởng đến dự về lâu dài.
- Money: Tiền bạc. Ngân sách thực hiện dự án là yếu tố quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi lên kế hoạch các dự án này. Các khoảng tiền cần thiết để dự án có thể đi vào hiện thực và đừng quên một khoảng dự trù cho các sự cố ngoài ý muốn.
- Material: Xác định những yếu tố cần thiết cho nguyên vật liệu hoặc nhà cung ứng, gồm tiêu chuẩn nhà cung ứng
- Machine: Máy móc, công cụ để thực hiện công việc
- Method: Phương pháp thực hiện
Tips “nhỏ mà có võ” giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch
Bên cạnh việc lập kế hoạch theo khung sườn (framework), bạn còn cần phải chú ý đến những tiểu tiết khác để công việc được diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là một số tips cần lưu ý:
- Tất cả thành viên trong team phải cùng hướng về một mục tiêu chung. Hơn nữa, trong quá trình thực hiện dự án, mọi người cần giao tiếp khéo léo, thẳng thắn; mọi thông tin phải rõ ràng, minh bạch.
- Biết cách sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng đầu việc. Ở mục này, bạn có thể tham khảo sử dụng mô hình Eisenhower. Ngoài ra, hãy luôn nhớ chừa khoảng thời gian cố định trong ngày cho các task phát sinh.
- Chi tiết hóa kế hoạch sao cho phù hợp với khả năng thực thi của team hoặc của bản thân, có những cột mốc cụ thể theo ngắn hạn và dài hạn để đo lường và cổ vũ tinh thần team
Hi vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của việc lập kế hoạch, cũng như cách sử dụng phương pháp 5W1H2C5M để tạo cho mình một bản kế hoạch mang tính khả năng thực thi cao. Theo dõi blog thường xuyên để không bỏ lỡ những bài viết hấp dẫn và tìm kiếm cơ hội việc làm hợp bạn nhất cùng Jobhopin!