Ai cũng chỉ có 24 giờ một ngày để sống và mỗi người lại lựa chọn những cách sống khác nhau. Có người dùng 24 giờ ấy để làm những công việc của một nhà quản trị cấp cao mà vẫn đảm bảo thời gian dành cho chính mình, nhưng cũng có những cá nhân lại cảm thầy 24 giờ là không đủ với họ. Có bao giờ bạn tự hỏi vì sao mình chưa làm gì mà đã hết một ngày? Liệu bạn đã biết đến khái niệm ma trận Eisenhower chưa?
Nhìn thẳng vào sự thật thì có lẽ bạn không bận đến thế đâu, chỉ là bạn quản lý thời gian chưa hiệu quả. Hầu hết mọi người đều biết quản lý thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng để thành công, nhưng không phải ai cũng có thể kiểm soát được nó. Điều đó khiến họ gần như không thể hoàn thành kế hoạch mà mình đã đề ra dù đã cố gắng hết sức.
Chính trị gia Benjamin Franklin từng nói: “Bạn có yêu cuộc sống không? Vậy thì đừng lãng phí thời gian, bởi vì thời gian là cuộc sống.”
Thật vậy, lãng phí thời gian ở đây không chỉ là việc bạn để thời gian trôi qua vô ích mà còn đồng nghĩa là bạn đang làm những việc không cần thiết. Trên thực tế, kỹ năng quản lý thời gian chính là một trong những yếu tố mà bất kỳ ai cũng nên thực hiện để có một cuộc sống cân bằng. Trong cuốn sách nổi tiếng “7 Thói Quen Của Người Thành Đạt” (The 7 Habits of Highly Effective People) của Stephen Covey, ông cũng nói về kỹ năng này. Trong đó, ma trận EisenHower được nhắc đến như một chiến lược hiệu quả giúp bạn xác định điều gì quan trọng nhất và tối ưu hóa thời gian hiệu quả. Chúng ta hãy tìm hiểu kỹ hơn về ma trận này nhé.
Ma trận Eisenhower là gì?
Phương pháp được lấy theo tên người nghiên cứu ra chúng hay còn được gọi với tên khác là ma trận quản lý thời gian. Ngoài là một Tổng thống Mỹ, Eisenhower còn đảm nhận vị trí Hiệu trưởng Đại học Columbia và Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Mặc dù bận trăm công nghìn việc nhưng Eisenhower luôn biết sắp xếp thời gian, cân bằng cuộc sống và công việc của mình.
Ngoài khung giờ cố định để làm việc, ông còn có thời gian để chơi golf, vẽ tranh. Mọi người luôn bất ngờ về khả năng duy trì năng suất cũng như cân bằng cuộc sống trong nhiều thập kỷ của ông. Chia sẻ về bí quyết của mình, ông đã nói về chiến lược Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower). Đây là công cụ đơn giản dựa trên mức độ ưu tiên công việc giúp mọi người có thể quản lý thời gian và đưa ra những quyết định dễ dàng. Hiện nay, phương pháp này ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều người thành công áp dụng vào cuộc sống của mình.
Loại bỏ những việc không cần thiết trước khi tối ưu hóa năng suất
Tim Ferriss từng nói: “Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng, lười suy nghĩ và bắt đầu làm việc một cách không hợp lý.”
Thật vậy, chúng ta thường lấy yếu tố công việc như một lý do để lảng tránh câu hỏi: “Liệu tôi thực sự cần làm việc này?”. Trên thực tế, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút, hoặc ở lại làm việc muộn hơn một chút, thay vì phải rời đi công việc mà bạn đang làm. Tuy nhiên, đó không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả.
Xem thêm: Bạn là người bận rộn hay năng suất trong công việc?
Lúc này, phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi: “Liệu việc này có thật sự cần thiết?”. Từ đó chúng ta sẽ có những quyết định hiệu quả hơn chứ không còn phải tiếp tục lặp lại những việc vô nghĩa. Bên cạnh đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thực hiện những nhiệm vụ thực sự quan trọng với mục tiêu của mình.
Cách sử dụng thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower
Theo Eisenhower, để sử dụng thời gian hiệu quả và duy trì hiệu suất làm việc cao, chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng, chứ không phải vào những vấn đề khẩn cấp. Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này, cũng như để giảm tải áp lực khi có quá nhiều deadline, trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ sự khác nhau giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng.
Nhiệm vụ quan trọng là những việc giúp bạn đạt được mục tiêu và cần lên kế hoạch để thực hiện. Đôi khi công việc quan trọng cũng cần gấp, nhưng thường thì không như thế. Khi tập trung vào những hoạt động quan trọng, chúng ta làm việc với trạng thái phản ứng nhanh, đồng thời cần giữ bình tĩnh, lý trí, và cởi mở trước những cơ hội mới.
Còn nhiệm vụ khẩn cấp là những công việc cần phải thực hiện ngay lập tức. Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự phản hồi tức thì và thường gắn liền với mục tiêu, nhiệm vụ của những cá nhân khác trong tổ chức. Chính vì vậy, các công việc khẩn cấp đặt chúng ta vào trạng thái phản ứng đặc trưng, cùng lối suy nghĩ đề phòng, tiêu cực, vội vàng và hạn hẹp.
Thông thường, những công việc khẩn cấp sẽ thu hút sự chú ý của chúng ta và thúc giục ta “cần làm ngay bây giờ”. Đây thực sự là một “cái bẫy” tâm lý mà nhiều người đều mắc phải. Nếu bạn không lý trí và tỉnh táo, chắc chắn bạn sẽ nhầm lẫn. Sự khác biệt này không mang tính tuyệt đối, song hầu hết chúng ta thường xuyên mắc sai lầm khi tin rằng tất cả những việc gấp thì đều quan trọng.
Những hậu quả của sự mù mờ trong việc xác định tính ưu tiên ảnh hưởng đến cả cá nhân lẫn xã hội. Trong cuộc sống của chính mình, ta bị kiệt sức và trì trệ, và trong phạm vi rộng hơn, nền văn hóa của chúng ta không thể giải quyết được vấn đề tối quan trọng. Ngược lại, khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng.
Ma Trận Eisenhower là công cụ tuyệt vời giúp bạn sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng. Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch theo tuần/tháng) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch cho một ngày làm việc). Ma trận được chia làm 4 phần như sau:
Chúng ta có thể áp dụng chiến lược của Eisenhower theo 4 bước đơn giản:
Bước 1: Liệt kê tất cả danh sách công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, kể cả các công việc không tốn quá nhiều thời gian hoặc không quan trọng.
Bước 2: Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng dựa vào 4 yếu tố như hình. Phương pháp này giúp bạn có đủ thời gian để hoàn thành những việc cần thiết và đến gần hơn với mục tiêu đã đề ra.
Bạn hãy dành thời gian để xem xét danh sách các công việc của mình, xác định tầm quan trọng và cấp bách của nhiệm vụ bạn bằng cách tự hỏi bản thân:
- Nhiệm vụ có thời hạn không? Nếu có, đó là nhiệm vụ quan trọng.
- Thời hạn có sát không? Nếu có, đó là nhiệm vụ khẩn cấp.
- Đây có phải là nhiệm vụ nền tảng để hoàn thành các công việc tiếp theo không? Nếu có, đó là nhiệm vụ quan trọng.
- Nhiệm vụ này liệu tôi có thể ủy nhiệm cho người khác không? Nếu có, đó không phải nhiệm vụ quan trọng.
Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp (Cần thực hiện ngay lập tức)
Với những công việc thuộc mục này, chúng ta cần làm ngay vì chúng vừa quan trọng vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:
- Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng, hỏng xe…
- Đoán trước được thời điểm xảy ra: Kỷ niệm của công ty, ngày cưới, sinh nhật…
- Các công việc tồn đọng do thói quen trì hoãn: Lịch gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình…
Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Do đó, chúng thường đưa chúng vào trạng thái vội vàng và tình huống cấp bách. Điều này khiến những việc bạn thực hiện không đạt được hiệu quả tối ưu. Nếu bạn muốn có một cuộc sống lành mạnh và khoa học hơn, hãy hạn chế những trường hợp trên. Ví dụ, bạn có thể lên lịch làm báo cáo từ tuần trước và hoàn thành sớm hơn thay vì để đến hạn chót. Bạn cũng nên cho xe đi bảo hành định kỳ chứ không phải chờ đến khi hỏng rồi mới vội vàng đi sửa.
Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (Được lên kế hoạch để thực hiện sau)
Đây là những hoạt động không có thời hạn cấp bách, nhưng vẫn giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, bạn cần phải hoàn thành những nhiệm vụ này vì chúng đóng vai trò quan trọng, chẳng hạn như học ngoại ngữ, rèn luyện kỹ năng mới liên quan đến công việc…
Thế nhưng nếu bạn không biết điều gì là quan trọng nhất với mình, hay những giá trị mục tiêu mà bạn cần theo đuổi, thì hiển nhiên bạn sẽ không thể xác định được thời gian cần thiết cho những công việc đó. Ngược lại, bạn sẽ chỉ bám vào những hoạt động “trông có vẻ” là khẩn cấp nhất.
Chúng ta thường đặt những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp vào bên lề cuộc sống và tự nói rằng: “Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó, sau khi giải quyết toàn bộ mấy chuyện khẩn cấp”. Thậm chí, chúng ta còn trì hoãn việc tìm hiểu xem điều gì là quan trọng nhất đối với bản thân. Việc này thường lặp đi lặp lại như một chu kỳ mà trong đó, bạn chỉ giải quyết những công việc khẩn cấp nằm đầu danh sách.
Nếu bạn đang đợi đến khi lịch trình của mình trống một chút để dành thời gian làm việc quan trọng, vậy thì có thể “một ngày nào đó” không bao giờ đến. Bạn sẽ luôn cảm thấy bận rộn như hiện tại, và dẫu có ra sao thì cuộc sống cũng chỉ trở nên bận rộn hơn khi bạn lớn tuổi hơn, ít nhất là đến bạn khi về hưu.
Để giải quyết vấn đề này, bạn cần dẫn dắt cuộc sống của mình theo một cách chủ động: “Tôi sẽ dành thời gian cho những việc này dù cho có chuyện gì xảy ra đi chăng nữa”.
Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp (Nên bàn giao cho người khác)
Đặc trưng của công việc thuộc nhóm này là chúng thường không có ý nghĩa gì đối với mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều chúng khẩn cấp. Chẳng hạn như đồng nghiệp nhờ vả bạn làm việc gì đó, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè…
Mọi người thường dành hầu hết thời gian cho những việc này bởi vì nghĩ rằng chúng quan trọng. Trên thực tế, nếu chú ý quan sát, bạn sẽ nhận ra chúng không phục vụ cho mục tiêu của chính mình, càng không giúp bạn tiến bộ hơn. Về lâu dài, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức khi phải dành quá nhiều “thời gian chết” cho những hoạt động này. Nghiêm trọng hơn, nó thậm chí còn tạo cho bạn tâm lý bất mãn, khó chịu với người khác.
Người dành quá nhiều thời gian thực hiện các việc khẩn cấp nhưng không quan trọng thường mắc “Hội chứng người tốt” và luôn muốn làm hài lòng người khác. Thế nhưng, bạn cần lưu ý rằng, người khác có thật sự cần sự giúp đỡ của bạn hay không? Hay chính bạn đang đánh đổi thời gian của mình mà thậm chí còn không giúp được họ?
Cách tốt nhất để giải quyết công việc này là bàn giao chúng cho người thích hợp, đồng thời hãy học cách nói “Không”, kết thúc cuộc trò chuyện và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các công việc quan trọng hơn.
Nhiệm vụ không quan trọng và cũng không khẩn cấp (Cần được loại bỏ)
Chỉ cần kiểm tra lại quỹ thời gian hằng ngày, bạn sẽ phát hiện rằng mình dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động không khẩn cấp cũng chẳng quan trọng, như lướt mạng xã hội, phim ảnh, chơi game, buôn chuyện… Để rồi, bạn nhận ra mình có thể dành thời gian đó để theo đuổi những mục tiêu quan trọng và ý nghĩa hơn.
Tất nhiên, điều này không có nghĩa rằng bạn cần loại bỏ những nhiệm vụ trên một cách hoàn toàn. Thế nhưng, bạn cần phân bổ thời gian cho những việc này ở mức tối thiểu nhất, ít hơn hoặc bằng 5% trên tổng thời gian sinh hoạt là con số phù hợp.
Khi có ý định thực hiện các hoạt động ở nhóm này, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.
Lưu ý:
- Liệt kê những việc cần làm. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì hoàn thành đầu tiên.
- Cố gắng mỗi hạng mục chỉ nên đặt tối đa 8 công việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên, bởi ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào cần hoàn thành.
- Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng giai đoạn ngày/tuần/tháng/năm.
- Đừng để người khác khiến bạn bị phân tâm. Bạn chính là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc.
- Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.
- Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không biết rằng mình muốn làm điều gì. Theo phương pháp của Eisenhower, hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình:
- Tôi đang làm việc vì cái gì?
- Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?
Những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất, quyết định việc phải làm và những việc cần loại bỏ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu?
Chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên, khả năng lên kế hoạch và sắp xếp thời gian. Khi sử dụng phương pháp này, chúng ta có thể phân loại rõ ràng các hoạt động của mình và sắp xếp chúng một cách khoa học. Cách mà bạn dành thời gian và ưu tiên cho bất kỳ phần việc nào trong ma trận cũng sẽ ảnh hưởng đến những hoạt động còn lại.
Điển hình, khi bạn đã dành thời gian vào hoạt động lên kế hoạch và chuẩn bị, bạn sẽ dễ dàng tránh khỏi những rắc rối có thể phát sinh. Khi có thể cân bằng được toàn bộ quá trình, bạn sẽ thực sự tận hưởng thời gian khi biết rằng mình đã hoàn thành hết các việc quan trọng. Nhìn chung, việc lên kế hoạch là ưu tiên hàng đầu. Dù có rơi vào trường hợp khẩn cấp, bạn vẫn có thể bình tĩnh, chủ động kiểm soát thay vì phản ứng thụ động.
Kết luận, ma trận Eisenhower là một “chìa khóa vạn năng” để bạn hoàn thành công việc nhanh chóng. Đây còn là công cụ hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian hoặc không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu quan trọng.
JobHopin Team