Quản lý thời gian: Bí quyết tối đa hóa thời gian trong ngày

Dù đều sở hữu 24 tiếng/ngày nhưng mỗi người lại có cách phân bổ và quản lý thời gian hoàn toàn khác nhau. Đối với vài người, trong một ngày họ có thể vừa dành thời gian cho công việc, vừa dành thời gian cho gia đình và bạn bè. Với một vài người khác, 24 tiếng đối với họ không đủ để hoàn thành bất cứ điều gì vì nó quá ngắn ngủi. Vậy tại sao lại có sự khác biệt này và đâu là bí quyết để tận dụng tối đa quỹ thời gian trong ngày?

Table of Contents

Tại sao quản lý thời gian lại kém hiệu quả?

Hầu hết chúng ta biết rằng quản lý thời gian là kỹ năng cần thiết nhưng hiếm ai có thể tận dụng nó một cách hiệu quả. Mọi người vùi đầu vào công việc nhưng không thật sự có trong tay bất kỳ kế hoạch cụ thể nào. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn đi đúng hướng và xác định rõ mục tiêu cần hoàn thành trong ngày là gì, tránh sa đà vào các công việc không quan trọng.

Những người liên tục cảm thấy mình không có đủ 24 tiếng trong ngày thường gặp phải tình trạng quá tải công việc. Khi bạn nhận ra mình cần nhiều thời gian cho bản thân và gia đình nhưng công việc lúc nào cũng bủa vây xung quanh, có thể là do bạn không biết cách từ chối những nhờ vả từ người xung quanh mà thôi. Hãy tập cách nói “không” đúng lúc vì chắc chắn bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn khi khối lượng công việc tự động giảm xuống đáng kể so với trước kia đấy.

Theo nhiều nghiên cứu, làm quá nhiều việc cùng lúc ngoài ngốn nhiều thời gian vì bạn bị chi phối, nó còn có ảnh hưởng xấu đến não bộ. Nên tham khảo phương pháp mono-tasking để vừa tăng hiệu quả công việc, vừa quản lý thời gian tốt hơn và bảo vệ sức khỏe tâm lý nhé.

Bí quyết tận dụng tối đa thời gian trong ngày

Các lời khuyên như “hãy dậy sớm hơn” hay “hãy ưu tiên cho những việc cần thiết”,… đã trở nên quá quen thuộc mỗi khi bàn đến việc quản lý thời gian. Tuy nhiên, lãng phí thời gian thật ra xuất phát từ lý do chúng ta chưa tìm ra được cách quản lý bản thân hiệu quả trong công việc. Vậy đâu là câu trả lời?

Định luật Parkinson

Bạn đã từng nghe đến “Định luật Parkinson” chưa? Cơ bản thì định luật này cho rằng, chỉ cần bạn ấn định thời gian cho bất cứ công việc nào, thì chúng cũng sẽ tự mở rộng và lấp đầy khoảng thời gian đó.

Giải thích dễ hiểu hơn có thể lấy ví dụ vào những ngày chạy deadline chẳng hạn, dù đã được thông báo trước 1 tháng nhưng bạn chỉ “vắt chân lên cổ” để chạy cho kịp vào 3 ngày cuối. Dẫu vậy, bạn vẫn hoàn thành công việc và nộp đúng hạn đấy thôi.

Ví dụ trên là một trong vô số những lần bạn áp dụng định luật này vào cuộc sống hằng ngày. Nó cũng chính là minh chứng rằng thật ra đa số công việc mà chúng ta được giao không mất nhiều thời gian đến thế, nhưng hầu hết chúng ta lựa chọn trì hoãn cho tới khi gần quá muộn mới bắt tay vào làm.

Càng có nhiều thời gian cho một công việc nào đó, động lực thúc đẩy bạn thực hiện nó sẽ giảm xuống đáng kể. Đối với những nhiệm vụ sắp tới, bạn có thể chủ động cắt giảm thời gian hoàn thành công việc xuống 50%. Tùy vào mức độ phức tạp của chúng mà điều chỉnh thời gian hoàn thành cho phù hợp. Những điều tưởng chừng như đơn giản này có thể ảnh hưởng tích cực đến hiểu quả làm việc của bạn đó.

Phương pháp Pomodoro

Khó khăn mà nhiều người gặp phải khi quản lý thời gian chính là thường xuyên bị sao nhãng bởi các tác động bên ngoài. Theo các nghiên cứu khoa học, khi đang làm việc và bị cắt ngang bởi các tác động khác, bạn sẽ mất ít nhất 15 phút để trở lại trạng thái tập trung như cũ. Để hạn chế bản thân bị mất tập trung trong lúc làm việc, bạn có thể thử áp dụng phương pháp quản lý thời gian Pomodoro.

Bắt đầu với việc liệt kê các việc cần hoàn thành trong ngày. Nên dành 10 phút để liệt kê ra sổ tay hoặc giấy nháp, cách này sẽ giúp bạn giảm tối đa khoảng thời gian quyết định nên bắt tay vào việc gì tiếp theo.

Tiếp theo, đặt thời gian để bắt đầu một chu kỳ Pomodoro. Bạn có thể cài báo thức trên điện thoại, sử dụng các ứng dụng giả lập Pomodoro hoặc đồng hồ Pomodoro cho bước này đều được nhé. Một phiên làm việc Pomodoro sẽ kéo dài 20 phút và khoảng nghỉ giữa giờ là 3-5 phút. Sau khi hoàn thành từ 3-4 phiên làm việc, bạn nên dành khoảng 30-45 phút cho cơ thể và não nghỉ ngơi sau quá trình tập trung dài nhé.

Lưu ý:

Trong thời gian thực hiện một phiên Pomodoro, nếu bạn bị sao nhãng bởi các hoạt động bên ngoài thì sẽ phải bắt đầu lại từ đầu.
Chỉ tập trung làm 1 công việc duy nhất
Nếu bạn hoàn thành sớm trước khi phiên Pomodoro kết thúc, phải sử dụng hết tất cả thời gian còn lại để tối ưu hóa công việc.

Định luật Parkinson và phương pháp Pomodoro một khi được áp dụng khoa học sẽ giúp chúng ta quản lý thời gian hiệu quả hơn. Tuy nhiên, đừng quên rằng khi tập trung hoàn thành công việc càng sớm càng tốt thì sẽ đỡ cảm thấy áp lực hơn rất nhiều và sẽ có thời gian giúp bạn rà soát lại các lỗi mắc phải, giúp cho kết quả cũng như hiệu suất làm việc tăng đáng kể đấy.

Gameloft Tuyển Dụng Nhiều Vị Trí, Ứng Tuyển Ngay Hôm Nay!

Văn hóa công ty trẻ trung năng động và là nhà tuyển dụng về game hấp dẫn nhất với sinh viên”. Đó là những câu trả lời nhận được các bạn trẻ khi hỏi sẽ về Gameloft. Sau 15 năm hoạt động tích cực tại thị trường Việt Nam, Gameloft ngày càng có những bước phát triển mạnh mẽ trong ngành công nghiệp game nhờ sức mạnh của đội ngũ nhân tài hơn 1.000 người tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.

Ứng tuyển cho Gameloft và nắm bắt cơ hội được làm việc tại môi trường hiện đại ngay hôm nay!

Báo chí nói gì về JobHopin?

JobHopin Team