Quy trình PDCA: Quản lý chất lượng hiệu quả

Dựa trên ý tưởng của cố tiến sĩ Walter Andrew Shewhart, PDCA (hay còn gọi là chu trình PDCA) là chu trình cải tiến liên tục, quản lý chất lượng hiệu quả được tiến sĩ Deming giới thiệu đến người Nhật vào năm 1950. Lúc đầu, chu trình này được biết đến cái tên khác là Chu trình Shewhart, nhằm tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewhart – người tiên phong trong việc kiểm soát chất lượng bằng phương pháp thống kê tại Mỹ những năm cuối thập niên 30, nhưng Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Từ đó, PDCA đã nhanh chóng trở thành một trong những phương pháp không thể thiếu trong quá trình quản lý tinh gọn, giúp doanh nghiệp kiểm soát tối ưu quy trình và dễ dàng cải tiến liên tục. Hôm nay, hãy cùng bài viết dưới đây tìm hiểu những bí mật đằng sau phương pháp nổi tiếng này nhé!

Table of Contents

Khái niệm quy trình PDCA

Chu trình PDCA bao gồm các yếu tố: Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực hiện), Check (Kiểm tra) và Act (Hành động, cải tiến). Hiểu một cách đơn giản, PDCA là phương pháp lặp đi lặp lại các bước với mục đích cải tiến sản phẩm, dịch vụ cũng như con người một cách liên tục nhất.

Qua đó chúng ta có khái niệm về PDCA như sau: PDCA là một vòng chu trình thực hiện việc theo dõi, thay đổi công việc hay các mục tiêu đề ra và cứ thế lập đi lập lại chu trình thay đổi này, từ đó dẫn đến những cải tiến liên tục trong quá trình được đưa vào áp dụng.

Với mô hình này, bạn có thể quản lý những vị trí công việc như nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán, nhân viên marketing một cách dễ dàng mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.

Vậy, áp dụng chu trình PDCA trong quản lý chất lượng ra sao?

Nội dung các giai đoạn trong quy trình có thể tóm tắt như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch | Plan

Thiết lập mục tiêu và mục đích hướng đến
Mô tả chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện với đầy đủ thông tin rõ ràng
Thành lập đội ngũ thực hiện và giới hạn thời gian hoàn thành
Ghi chép dữ liệu được sử dụng, chi phí thực hiện, nguồn lực và nhân lực cần thiết; rủi ro và phương pháp giảm thiểu rủi ro, hỗ trợ từ quản lý
Lập kế hoạch cụ thể, phân tích từng công việc, người phụ trách, cách hướng dẫn và vận hành, kết quả mong đợi

Bước 2: Thực hiện kế hoạch | Do

Thực hiện tất cả nhiệm vụ bám sát theo kế hoạch đã đề ra.
Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc.
Tuân thủ lịch trình của kế hoạch, ghi chép và thông báo các lo ngại, vấn đề phát sinh trong toàn bộ quá trình thực hiện.

Bước 3: Kiểm tra | Check

Xác nhận kết quả sau một thời gian thực hiện kế hoạch.
Ghi nhận những thay đổi, sai sót, các khó khăn, thử thách đang gặp phải.
Tìm ra nguyên nhân của vấn đề.

Bước 4: Hành động | Act

Tiến hành sửa lỗi.
Xác định biện pháp tròng tránh vấn đề phát sinh.
Lặp lại các bước P – D – C – A với các kế hoạch mới.

Xem thêm: Data Mining: Công cụ khai phá dữ liệu, định hình tương lai

Ứng dụng quy trình PDCA vào thực tiễn

Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.

Trên thực tế việc thực hiện chu trình PDCA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Người ta thường biết đến chu trình PDCA như là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Hiện nay, tiêu chuẩn ISO luôn là mục tiêu mà nhiều doanh nghiệp hướng tới để “đánh bóng” tên tuổi cho mình.

ISO là viết tắt của từ International Organization for Standardization, được biết đến là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp, áp dụng cho tất cả tổ chức, không phân biệt loại hình, quy mô hoặc sản phẩm và dịch vụ cung cấp. Hơn 1,000,000 tổ chức từ hơn 160 quốc gia đã được chứng nhận ISO 9001.

Hiện tại, ISO 9001 do Tổ chức tiêu chuẩn hóa thế giới ban hành – một tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa, chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn Quốc tế (ISO). Tiêu chuẩn Quốc tế ISO được ban hành sau khi được thông qua các thành viên chính thức của ISO. Hiện nay ISO đã ban hành hơn 16.000 tiêu chuẩn. Trong đó, PDCA nằm trong khuôn khổ ISO 9001: 2015 với nội dung: Hệ thống quản lý chất lượng.

Lợi ích khi thực hiện chu trình PDCA

Doanh nghiệp cần thực hiện chu trình PDCA để có thể đạt được 10 lợi ích nổi bật sau:

Giúp quản lý vận hành doanh nghiệp theo các quy trình chuẩn và đầy đủ. Quản lý chuyên nghiệp và đơn giản hơn.
Chứng tỏ với Khách hàng về việc quản lý chất lượng, quản lý vận hành của Doanh nghiệp.
Đảm bảo các yêu cầu pháp luật: giấy phép con; đấu thầu…
Đáp ứng các yêu cầu của các khách hàng.
Đạt được giấy chứng nhận ISO 9001 – một trong những yếu tố cơ bản để đảm bảo việc doanh nghiệp thể hiện năng lực cạnh tranh của mình.
Một trong những cách để tiếp thị – marketing cho doanh nghiệp khi đạt được chứng nhận ISO thông qua tiêu chuẩn từ PDCA
Tổ chức các quy trình quản lý một cách bài bản
Nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất
Kiểm soát được các yếu tố: Nguyên liệu; con người; máy móc; sản phẩm lỗi…
Liên tục cải tiến và phát triển sản phẩm cũng như danh tiếng công ty

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch dự án hoàn hảo dành cho lãnh đạo tài năng

Nhìn chung, chu trình PDCA là một mô hình giúp cải thiện hiệu suất quá trình một cách ổn định và có tổ chức trong qua các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra và Hành động. JobHopin hy vọng với những chia sẻ trên, các bạn có thể hiểu được PDCA là gì, từ đó lập nên mô hình PDCA phù hợp, chinh mục các mục tiêu quản lý chất lượng cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, hãy thường xuyên theo dõi và cập nhật thêm các bài viết khác của JobHopin để phát triển con đường sự nghiệp nha!

Báo chí nói gì về JobHopin?

JobHopin Team